LIBROS OBLIGATORIOS.-LEGALIZACION.-(MEMORIA ?)

LIBROS/CUENTAS ANUALES.- DEFINICION- "MEMORIA"

Comentamos el término exacto de CUENTAS ANUALES, y mu especialmente, el de la MEMORIA, a efectos de legalización.

El término de “Cuentas anuales”, dentro del Código de Comercio, referido a los libros obligatorios a legalizar, como asimismo al Depósito de cuentas, tiene dos acepciones que las diferencia, aún teniendo el mismo contenido. Uno detallado y otro abreviado.

El término “cuentas anuales”, viene referido a cifras y resultados, tomado como concepto o definición genérica, aplicable de un modo u otro, ya sea como detalle (Inventario mediante el Balance de Comprobación, según el art.28 ), ya sea como resumen Cuenta de Resultados o estados contables (Balance de Situación y Explotación, según el art.34 ), y todo ello, según su uso o finalidad. Este término de "cuentas anuales", citado tanto en la legalización de libros, como en el deposito de los mismos, es lo que sirve de confusión a muchos, interpretando referida a una misma documentación, cuando solo es referido a CIFRAS o CUENTAS.

En el primer caso, para certificar o legalizar las operaciones de la actividad (evitando su posterior modificación o alteración, como único fin), con carácter secreto (Art.32), y en el segundo, para proceder a su exposición o presentación pública.

Y por otra parte, expresamente definido a que libros o documentos se está refiriendo, tanto en un caso como en otro.

En el caso de la LEGALIZACION (Art. 28 ) referido al ejercicio en curso, documentación privada y secreta en la empresa. Y en el caso del DEPOSITO (Art.34) referido a dos ejercicios, como información pública. Informaciones por lo tanto diferentes en cuanto a presentación de las cuentas anuales. Y muy especialmente, los Balances. Uno detallado, cuenta por cuenta (Comprobación), y en el otro resumido (Situación y Explotación).

CODIGO DE COMERCICO:
http://noticias.juridicas.com/base_datos/Privado/ccom.l1t3.html#a42


LEGALIZACION LIBROS.- (Art.28 ).
En este articulo el Código de Comercio se está refiriendo al  libro “Inventario y Cuentas anuales”, como un detalle, cuenta por cuenta, sobre las operaciones correspondientes a la actividad de la empresa recogidas en el Diario. A esta presentación se le llama “Inventario”, y su exposición viene determinada por el “Balance de comprobación de sumas y saldos”, trimestralmente, con su transcripción como inventario de cierre y cuentas anuales. Son por lo tanto, cuentas anuales detalladas (cuenta por cuenta), referidas al año..

Artículo 28. (CºCº)
1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se ABRIRA con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de CIERRE de ejercicio y las cuentas anuales.

Como se observa, el término de “Inventario y Cuentas anuales”, se está refiriendo al Balance de comprobación, al indicar “se abrirá con el balance inicial”. El balance inicial, solo viene reflejado en el Balance de comprobación. En el Balance de Situación, este corresponde al final.

PENSEMOS:
Un balance de comprobación, que comprende cifras, ¿se puede cerrar con algo que no sea a su vez cifras también?....Es indudable que si se ABRE con un balance inicial  "detallado" igualmente habrá que CERRARSE con otro "balance detallado". En éste caso, ya seria un balance FINAL. Que es lo mismo que decir, "saldos finales". Es decir, cuentas o partidas finales compuestas por cifras. Y a estas cuentas o cifras, saldos finales, el Código de Comercio, las llama CUENTAS ANUALES, y además, partida por partida (formando igualmente un inventario). En éste caso, de CIERRE. Por eso se denominan cuentas. Y estas, totalizadas, forman el Balance de Situación y el de Explotación, como todos sabemos. La Memoria, que se trata de un documento literario, no puede cerrar un balance que se trata de cifras. Se podrá aparte, opcionalmente,  anexar o adjuntar, si se quiere (como cualquier otra documentación), pero nunca CERRAR un estado contable compuesto por cifras (Balance de comprobación). Y de eso trata éste punto al señalar con las palabras concretas de "transcripción" y "cierre".  

En el siguiente punto, presenta el Diario, como el registro dia a dia de todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.

Estos dos libros, deben ser presentados al Registro Mercantil, para certificar o legitimar, todas y cada una de las operaciones registrales, como constancia de la actividad de la empresa, con el fin de “refrendar” o recoger todas las operaciones, mediante legalización de las mismas, sin posibilidad de modificación o sustitución, formando parte de la Contabilidad oficial de la empresa. Que dicho sea de paso, dicha contabilidad de los empresarios, es secreta (Art.32 ). Por lo tanto, no destinada a su exposición pública.

• En el Diario, operación por operación, con su identificación de fecha, concepto e importe,
• Y en el Inventario (Balance comprobación), mediante la agrupación de las mismas en sus cuentas respectivas, una a una,  en forma de inventario o detalle (Balance de comprobación).

OBSERVACIONES (RESUMEN DETALLADO):
2.1.- Se cita “LIBRO de Inventarios y Cuentas anuales”. No se cita ninguna otra documentación anexa al mismo. Desde el principio hasta el final del párrafo, se refiere a un LIBRO.

2.2.- Se concreta que se “abrirá” con el “balance inicial detallado”. Luego se trata  de cifras.

2.3.- Se concreta asimismo, que se “cerrará” con el “inventario de cierre del ejercicio y cuentas anuales”. Luego si el Balance de Sumas y Saldo hay que abrirlo y cerrarlo, no queda más remedio que hacerlo con cifras. Estas serán anuales al cierre (saldos finales), no cabiendo documentación alguna. Solo cifras, por propia definición. Un balance hay que cerrarlo con cifras, tal como éste está formado.

2.4.- Y para mas concreción, en la apertura y cierre, se cita la palabra “transcripción”.  Nada de anexo o inclusión., como podría ser la Memoria si hubiera lugar a ello. La Memoria no se transcribe. Se anexa o no se anexa. Se incluye o no se incluye.  Pero no se transcribe.

2.5.- Igual que el Balance de Sumas y Saldos se cita que se abre con un "Balance INICIAL detallado", lo lógico es que también se cierre con el mismo estado contable, es decir, con el "Balance FINAL detallado". Que es lo mismo que decir con "SALDOS FINALES", lo cual el Código de Comercio lo denomina CUENTAS ANUALES. Que no es mas que el Resumen total del Balance de Sumas y Saldos, una vez cerrado. Es decir: El Balance de Situación y Explotación. Por ello, el Código de Comercio, en su lugar prefiere reseñar: "Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales".

Por lo tanto, CUENTAS es sinónimo de CIFRAS. No de documentación. ¿Y la Memoria que es?....Son por lo tanto, Cuentas anuales DETALLADAS ó inventariadas.

No precisan de mas documentación anexa, puesto que la única intención es legalizar o legitimar las OPERACIONES de la empresa y su posterior ordenación como Inventario, presentado las que son, como “Cuentas anuales”, sin posibilidad de sustitución o modificación alguna. La Memoria en si, no añade ningún tipo de valor probatorio a los libros, ni quita ni pone información de operaciones. Además, no deja de ser en ese momento (Marzo) un "Proyecto" de la que definitivamente se aprobará en la Junta General (Julio). Y tanto en éste proceso como en el Deposito RM (información pública) no se exige su legalización.

Existe por ello, una creencia generalizada de que al señalarse “Inventario y cuentas anuales”, debe comprender la Memoria, el ECPN, cuando menos, a igual que cuando se están refiriendo al Depósito (Art.34), en donde si se citan. Pero en este articulado no se cita, y por algo será. No corresponde a una omisión u error. Simplemente que para legalizar las operaciones habidas, no es necesario. No se precisa documentación alguna. Quedan igualmente legalizadas o legitimadas, tanto con estos como con otros documentos, con o sin ellos. No desaparece el carácter de “registro” e identificación de las operaciones. Y eso es lo que se pretende únicamente mediante la legalización de libros. Que incluso, bastaría con legalizar solamente el Diario. Pero en fin, el Código de Comercio, pretende aparte una exposición inventariada de las cuentas. Una a una. Por eso lo denomina “Inventario y Cuentas anuales”, sin mayores adjetivos o concreción, como si lo hace en el caso del Depósito. Sobra y basta para los fines que se pretenden: LEGITIMAR las operaciones, sin necesidad de su información pública (como es la memoria y otra documentación), quedando en poder de la empresa, en forma secreta. Solo sirviendo de medio de prueba ante los Tribunales. Nada mas de momento.

Artículo 31
El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho.


DEPOSITO CUENTAS ANUALES..- (Art.34 ).
Aquí vuelve nuevamente a citar el término de “cuentas anuales”, pero ya bajo otra acepción. En este caso como resúmenes o totales, mediante el Balance de Situación y Explotación. Es decir, las mismas cuentas anuales, pero agrupadas por resultados específicos. Y no dejan de ser las mismas cuentas, pero con diferente presentación.

Y por si fuera poco, define a toda la documentación como “formando una unidad”, y para ello, para que no se entienda solo como "cuentas anuales" (Balances) cita al resto de documentos, uno a uno, que deben acompañarse a las cuentas anuales:

• Balance de Situación.
• Balance de explotación o Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Memoria
• ECPN
• Estado de flujos de tesoreria
• Informe de auditoria, (en su caso, art.40 )
*       Informe de gestión (en su caso)

Si ha sido preciso concretar los documentos acompañatorios, porque eso es lo que se pretende. Una presentación, mediante documentación aclaratoria y ampliación de información, con sus debidos comentarios. Porque su destino no es que queden en poder de la empresa como contabilidad secreta (Art.32), sino para todo lo contrario. Para información de la Junta General y exposición pública, mediante el correspondiente depósito en el Registro.





EXPOSICION DE MOTIVOS

CUENTAS ANUALES.- DEFINICIONES:

1º.- LEGITIMACION OPERACIONES: Como razón mas importante, la obligatoriedad de LEGALIZAR los libros obligatorios viene determinada por el de Código de Comercio, a efectos de su legitimación ante los Tribunales. Es decir, para dar validez a las operaciones contempladas en los mismos. Principalmente el Diario. Naturalmente, esas operaciones vienen a su vez, justificadas o respaldadas mediante los correspondientes soportes contables, que quedan en poder de la empresa. Por lo tanto, el diario, como asimismo el Inventario y Cuentas Anuales (Balance de Comprobación), es documentación suficiente para dar validez a las operaciones como valor probatorio ante los Tribunales. Ese es el propósito de la legalización. Legitimar o validar las operaciones del ejercicio dentro de la contabilidad, sin posibilidad de manipulación alguna.  Cualquier otra documentación (Memoria, ECPN, EFE, etc.), ni añade ni quita nada a ésta legitimación.
Artículo 31
El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho

2º.- CONTABILIDAD SECRETA: Conforme igualmente al Código de Comercio, la contabilidad de los empresarios es secreta. Es decir, la información contemplada en los libros obligatorios (Diario,  Inventario y Cuentas Anuales) está destinada a quedar en poder de la empresa, sin posibilidad de exhibición pública. Por lo tanto, no tendría sentido incluir documentación alguna destinada a INFORMACION pública (Memoria, ECPN, EFE, etc.).
Artículo 32
1. La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las Leyes.

3º.- El término de “Cuentas anuales” contemplado en el art. 28 del CC, hay que entenderlo como resumen final de operaciones. Es decir, “Estados contables o cifras anuales”. Y este resumen final de cifras o cuentas, no puede ser otro mas que los Balances (Comprobación, Situación y Explotación). Todo lo demás, definido en el art.34 CC, no es mas que documentación acompañatoria. Pero no libros. No tendría sentido pues que el término “cuentas anuales” se definiera en el art.34 (Deposito), y NO antes cuando aparece por primera vez art.28 (Legalización). Eso sería lo mas lógico. Definición de cuentas anuales cuando aparece el término por primera vez.

Artículo 28
1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales

4º.- BALANCE DE COMPROBACION: Si repasamos el art.28.1 del CC (Legalización libros), veremos que el término de “Inventarios y Cuentas anuales”, se refiere exclusivamente al Balance de Comprobación, ya que define como se inicia éste y como se cierra, sin citar documentación alguna, solo cifras. Todo pues, referido únicamente al Balance de Comprobación. Este articulado señala claramente “El libro de Inventarios y Cuentas anuales” como un solo libro. Habla en singular, naturalmente referido a libro, No documentación.

5º.- MUY IMPORTANTE: Este Libro de Inventarios y Cuentas anuales está referido siempre a un solo ejercicio. El del año en curso. En cambio el término de “Cuentas anuales”, según el art.34 (Deposito), está referido a 2 ejercicios. Es decir, el del año en curso y el anterior. ¿Seria posible incluir estos datos (2 ejercicios) dentro del libro Inventarios y Cuentas anuales del art.28. Imposible.
En los documentos que se citan en el art.34 (Deposito), como son:

* MEMORIA
* Estado de cambios en el PN (ECPN)
* Estado de Flujos Efectivos (EFE)
en sus diferentes apartados, deben reflejarse al mismo tiempo lo datos correspondientes al ejercicio anterior, información de la que no se dispone en las cuentas anuales de los libros obligatorios del art.28 (legalización), que solo están referidos al ejercicio en curso. Esto evidencia, NOTABLEMENTE, que estos documentos están destinados únicamente para éste cometido COMPARATIVO. ¿Como se piensa hacer si no es con un Balance de Situación y Explotación que necesariamente ha de reflejar conjuntamente los datos del ejercicio anterior (N y N-1)

6º.- DEPOSITO: Naturalmente, en el art.34, cuando se cita de todo el conjunto de documentos relacionados en dicho articulado se refiere a UNA UNIDAD, lógicamente debe ser así, porque de lo contrario ese término por si solo (Cuentas anuales) solo se podría interpretar únicamente para los Balances (Situación y Explotación), sin mas documentación. Cuando no es así, se trata de un conjunto de documentos, de ahí su especificación como "una unidad". Las cuentas anuales. Aparte, deben ir añadidas de una serie de documentación. Y su razón es mu sencilla: No se dispone mas que del Balance de Situación y Explotación. No dispone del Diario y Balance de Comprobación. Debe por lo tanto acompañarse de una serie de documentación para dar cumplida información de las cuentas anuales. Especialmente, la Memoria, según el art. 259 de la Ley de Sociedades de Capital.

Artículo 259. Objeto de la memoria.
La memoria completará, ampliará y comentará el contenido de los otros documentos que integran las cuentas anuales

Obsérvese por otra parte, que dice “La memoria completará” el contenido de los otros documentos que integran las cuentas anuales. No cita para na a los libros obligatorios, como podría ser lógico.

7º.- JUNTA GENERAL: Asimismo, en el art.272, se dice cuando deben ser APROBADAS las Cuentas Anuales. Y naturalmente, mediante Junta General. En cambio, en la legalización de los libros obligatorios, no es preciso aprobación por parte de la Junta General. Solo declaración del representante de la empresa, bajo su responsabilidad, en el momento de la legalización:

Artículo 272. Aprobación de las cuentas.
1. Las cuentas anuales se aprobarán por la junta general.
2. A partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la misma, así como en su caso, el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas.

8º.- FORMULACION: Por lo tanto, una cosa es la formulación de las Cuentas Anuales, para su posterior aprobación por la Junta General, y su posterior información pública (Deposito), con el resto de documentación, y otra distinta los libros obligatorios a efectos de legalización. Y en los articulados del CC 28 (libros) y 34 (Deposito) se cita el término de “Cuentas anuales” pero con distinto contenido de información y documentación. Luego el término de CUENTAS ANUALES hay que interpretarlo como una “citación genérica” identificativa referido a dos estados contables distintos uno de otro. Uno referido a un solo ejercicio con una concreción de libros (Diario, Inventario y Balance de Comprobación), a efectos de su legalización, y otro referido a dos ejercicios, solo el Balance de Situación y Explotación, a efectos de deposito. Esta forma de presentación de las “cuentas anuales” son diferentes. Y en cambio, hablamos de cuentas anuales, como si una definición e información, valiera pa la otra, cuando realmente no es así.

9º.- ¿Porqué en el art.34 (Deposito), el Código de Comercio se molesta en reseñar la totalidad de la documentación a incluir, una a una (Balance de situación, explotación, Memoria, ECP. EFE, informe de gestión, informe de auditoria), y en cambio en el art.28 (Legalización no hace lo mismo?. Y con mayor motivo, por aparecer el término de "cuentas anuales" por primera vez. ¿Una incógnita, no?. Blanco y en botella.

10º.- Y para terminar. El Registro Mercantil legalizará los libros obligatorios, sin importarle si se incluye la Memoria u otra documentación. No está obligada a exigirlo, pero tampoco a rechazarlo. En cambio, en el DEPOSITO, si faltase alguno de los documentos reseñados (Memoria, ECPN, EFE, etc. obligatorios). rechazarían las Cuentas Anuales. ¿Porqué en un caso si, y en otro no?. CLARIVIDENTE.